השלב הראשון בתכנון אירוע, פרטי או אחר, הוא בחירת אולם אירועים. ברגע שאנחנו בוחרים היכן לערוך את האירוע, אז באופן טבעי יש לנו אפשרות להתקדם הלאה לארגון האירוע כולו. שכן ברגע שאנחנו בוחרים אולם, אז יש לנו גם תאריך לאירוע, לאחר מכן אפשר לשכור ספקים ובעלי מקצוע, ליידע את האורחים ולהוציא הזמנות מסודרות.

לכן ישנה חשיבות גדולה בבחירת אולם אירועים כמה שיותר מוקדם, בשביל שנוכל להתקדם בארגון האירוע וכן בשביל שנוכל לסגור על מועד שמתאים לנו. לשמחתנו, היום הרבה יותר קל עבורנו לחפש ולמצוא אולם אירועים שיכול להתאים לצרכים שלנו. כל מה שאנחנו צריכים לעשות זה להחליט על האזור הרלוונטי, וכן לקבוע פרמטרים ונקודות שונות שיכולות להשפיע על הבחירה שלנו.

למשל, אם אנחנו מחפשים אולמות אירועים בצפון הארץ, אזי ברור מאליו שעלינו למפות את האזור היטב, שכן אפשר למצוא מגוון רחב של אזורים ויישובים בהם ישנם מגוון של אולמות, מתוכם נוכל לבחור את האולם הרלוונטי עבורנו. תחילה נמפה את האזור ולאחר מכן נקבע על פי פרמטרים מסוימים, איפה אנחנו רוצים לערוך את האירוע שלנו.

איך בוחרים איפה לערוך את האירוע?

כאמור, אנחנו יכולים למצוא מגוון אולמות אירועים בצפון הארץ, בדיוק כמו באזורים אחרים ברחבי הארץ. אנחנו לא אמורים להסתכל על צפון הארץ כאזור אחד אלא על כמכלול שלא אזורים ויישובים. אנחנו יכולים לקחת את השטח לאזורים (גליל מערבי, גליל מזרחי, רמת הגולן, אזור חיפה והקריות ועוד) וכן אנחנו יכולים להתייחס לכך על פי יישובים (חיפה והסביבה, עכו, נהריה, טבריה, וכן הלאה).

כשאנחנו מחפשים היכן לערוך את האירוע, אז עלינו לשאול את עצמנו תחילה איפה יהיה מבחינתנו נכון, הן בהקשר של הארגון והן בהיבט, היכן יהיה לאורחים נוח להגיע. אנחנו נעשה זאת בין היתר על פי מרחק סביר מהאזור בו מרבית האורחים (לפחות בני משפחה קרובים) מתגוררים, וכן על פי סוג ושעת האירוע (אם זה אירוע צהריים או ערב, אם זה אירוע ברית/ה או חתונה).

פרמטרים על פיהם נבחר אולם אירועים?

גם אחרי שאנחנו מחליטים באיזה אזור ובאיזה ישוב נרצה לערוך את האירוע, עלינו לבחור את המקום בו נרצה לערוך אותו. ישנם פרמטרים שונים שיכולים להשפיע על הבחירה שלנו. אנחנו נציג כאן שלושה פרמטרים עיקריים:

ראשית, גודל המקום. זה משפיע כמובן על כמות המוזמנים ואופי האירוע. לרוב נהוג לבחור אולם על פי כמות מוזמנים משוערת ולא להיפך, כלומר לא לבחור אולם ואז להחליט בהתאם כמה אנשים להזמין.

שנית, סגנון ועיצוב האולם, עד כמה הוא יכול להתאים למה שאנחנו מחפשים על פי סוג האירוע.

שלישית, אנחנו צריכים להתייחס לשאלה עד כמה יהיה נוח לאורחים להגיע אליו בצורה פשוטה וליהנות מאופי החוויה שהוא מספק.