מס' צפיות - 227
דירוג ממוצע -
אישורי הגעה לחתונה - ככה תוודאו שכולם מגיעים
מאת: eg 25/07/21 (09:01)

מפלס הלחץ עולה בצל מגבלות הקורונה בזירת האירועים. בעלי השמחה מתוחים יותר מתמיד בנוגע להוצאת האירוע אל הפועל. ההשקעה באירוע החתונה היא עצומה, מבחירת לוקיישן מרשים דרך יצירת חוויה קולינארית פנטסטית ועד האטרקציות והתוכנית האמנותית ובעלי השמחה מקווים שכל מי שהוזמן אכן יגיע להשתתף בשמחתם.


על מנת להיערך בהתאם בתחשיב של כל מנה, סידורי הישיבה וההכנות לקראת החתונה, חשוב להבין מי אכן מתעתד להגיע לאירוע, להזכיר למשתתפים את קיום החתונה ולוודא שהם מתכוונים להופיע.


אם בעבר אישורי ההגעה לחתונה היוו משימה מעיקה ומתישה שדרשה שיחת טלפון אישית לכל משתתף, המתנה עד שהוא ענה לטלפון וסימון ידני או ממוחשב של ההשתתפות, הרי שכיום הטכנולוגיה המתקדמת מייעלת באופן משמעותי את תהליך אישורי הגעה לחתונה ומסייעת לתכנן אירוע נפלא. מהן השיטות הקיימות ועל מה לשים דגש באישורי הגעה לחתונה?

 

אישור הגעה במייל בוואטס אפ או ב-SMS

 

על מנת לקבל תמונת מצב עדכנית של מי שמגיע ושל מי שלא יכול להגיע, תוכלו לשגר על פי רשימת תפוצה, אישורי הגעה ישירות לנמענים באמצעות המדיומים הזמינים להם – כתובת מייל, SMS או וואטס אפ.

 

באמצעות צ'אט בוט ואוטומציה ניתן לבקש מהם לאשר הגעה בלחיצה ואפילו לסנכרן את הנתונים עם תוכנה חכמה לניהול החתונה אשר מתעדכנת בזמן אמת עם כל אישור הגעה.

 

בדרך זו אפשר לבצע בקלות מעקב אחר הנתונים העדכניים של המשתתפים באירוע. אופציה נוספת היא לשלוח הודעה קולית לתזכורת ואפילו העלאת אירוע וירטואלי ברשתות החברתיות שסגור למוזמנים בלבד.

 

הנציג שבודק אישורי הגעה עבורכם


חתונה היא פרויקט מורכב עם אינספור פרטים גדולים וקטנים לסדר על מנת להפיק את החגיגה המושלמת. מבחירת ביגוד דרך טעימות ועד ניהול מו"מ עם ספקים ובמהלך המרתון עד החופה קשה מאוד להספיק גם להתקשר למוזמנים, שלא לדבר על כך שלא תמיד נעים לעשות את זה באופן אישי, במיוחד שיחה עם מוזמנים שאינכם מכירים טוב (כי הם מגיעים מהצד השני).


כאן נכנסות לתמונה חברות המעסיקות נציגים מנוסים שיוצרים קשר עם מוזמנים שלא השיבו למענה הממוחשב, מנסים את הזמינות של האורחים ובודקים מי מתכוון להגיע ומדווחים על כך במערכת.


שירות מקצועי חיצוני יכול לחסוך זמן וכסף ולכן משתלם לפעמים להפקיד שירותים אלה אצל נציגים מקצועיים, שיודעים לנהל את השיחה הנכונה ויש להם את הסבלנות הנדרשת לביצוע המשימה.

פרטים קטנים שעושים הבדל גדול

כדאי לשלב בתזכורת לאירוע לצורך אישורי הגעה את כל הפרטים הנחוצים לאורחים על מנת לשקול הגעה כולל תאריך, שעה מדויקת של קבלת פנים וחופה וגם לייצר התרגשות לקראת המאורע עם טיזר שמעורר סקרנות או להציג "טעימות" קטנות ממה שמחכה להם באירוע.


בין אם מדובר במקום קסום, ארוחה של שף ידוע, מתנה מיוחדת לכל אורח ואפילו שמות של אורחים שהם מכירים שכבר אישרו הגעה. כמו כן, ניתן לשאול אותם לגבי סידורי ישיבה ליד מי הם מעדיפים והאם הם זקוקים להסעה וכל פרט או הצעה שיוכלו להעלות את סיכויי ההגעה של המוזמנים.


במידה וישנן מגבלות שונות כדאי לציין אותן על מנת שגם האורחים ייערכו בהתאם וגם יהיה תיאום ציפיות בין אם מדובר בבדיקת קורונה בתוקף או הצגת חיסון, מדידת חום בכניסה ועטית מסיכות. אפשר לספק מידע על אמצעי תחבורה זמינים, להציג תפריט ולתת להם לבחור מראש מנות מועדפות (במיוחד אם יש צרכים אישיים ורגישויות) ולפרט מידע על קוד הלבוש.


כדאי לבצע את אישורי ההגעה לפחות שבועיים לפני מועד האירוע אך בשל הדינאמיות של התקופה הנוכחית לוודא שוב הגעה שבוע לפני ואפילו יומיים לפני על מנת לוודא שדברים לא השתנו.

 

רוצים לפרסם את דעותכם ב"פרשן"? גם אתם יכולים! לחצו כאן

 

גולשים יקרים, הכותבים באתר משקיעים מזמנם בשבילכם, בואו ניתן להם תגובה! כתבו למטה (בנימוס) את דעתכם.

דרג מאמר:          
תגובות למאמר זה לא התקבלו תגובות לקריאת כל התגובות ברצף
אין תגובות למאמר